Upewnij się, czy dokumenty można bezpiecznie zniszczyć
Pomimo, iż od wprowadzenia RODO minęło ponad 7 lat, w wielu firmach problem niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe wciąż nie został rozwiązany. Tymczasem odpowiedź na pytanie, czy usuwanie i niszczenie danych to także ich przetwarzanie, brzmi: tak! Więcej o tym przeczytasz na
https://hsm-recycling.pl/pl/blog/czy-usuwanie-i-niszczenie-danych-osobowych-to-takze-ich-przetwarzanie-112/. Zatem niszczenie dokumentów wieńczy proces przetwarzania danych, o ile jest przeprowadzone we właściwy sposób. Zanim jednak akta trafią do niszczarki, upewnij się, że wymagają utylizacji. Większość dokumentów przechowujemy przez wskazany w przepisach okres, jednak niektóre należy zniszczyć niezwłocznie, gdy tylko przestaną być potrzebne lub właściciel danych osobowych wycofa zgodę na ich przetwarzanie.
Użyj odpowiedniego sprzętu
Niszczenie dokumentacji musi być przeprowadzone w taki sposób, aby odzyskanie danych nie było możliwe. Więcej informacji o tej procedurze znajdziesz na
https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/. Sęk w tym, że RODO nie wskazuje konkretnych urządzeń, jakich powinno się używać do niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe. Hasło “niszczarka zgodna z RODO” jest więc pewnym uproszczeniem, ponieważ w rzeczywistości jej parametry powinny być zgodne z normą ISO/IEC 21964.
Problematyczne jest także niszczenie dysków twardych, o którym można przeczytać na stronie
https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dyskow-twardych/. W tym przypadku RODO również nie wskazuje konkretnych metod, jednak na ogół stosuje się demagnetyzację w połączeniu z fizycznym uszkodzeniem nośnika.
Nie przetrzymuj przedawnionych dokumentów
Dokumenty zawierające dane osobowe, które nie wymagają dalszego przechowywania, trzeba zniszczyć jak najszybciej. Nie jest wymówką brak odpowiedniego sprzętu czy kadry, która byłaby w stanie zająć się utylizacją. Jeśli nie radzisz sobie z bieżącą utylizacją akt, skorzystaj z pomocy firmy zewnętrznej. Specjaliści doskonale znają się na rzeczy, a współpracując z nimi, masz pewność, że dokumenty niszczone są zgodnie z RODO.
artykuł sponsorowany
